Doen en leren: uitvoeren van OGSM’s

Plannen, Doen, Leren en Bijsturen

De PDCA-cyclus is een bekend stappenplan voor continue verbetering. De werkwijze die we hieronder beschreven is hierop gebaseerd. De letters PDCA staan voor Plan, Do, Check, Act:

Plan: analyseer de huidige situatie, bepaal de doelstellingen voor de gewenste situatie en maak een plan hoe je de gewenste situatie gaat realiseren.

• Do: voer het plan uit zoals dat in de vorige stap is opgesteld.
• Check: meet het resultaat van de verbetering en toets deze aan de doelstellingen.
• Act: Stel het plan bij aan de hand van de resultaten van de vorige stap.
• De PDCA-cyclus is een continu proces. Dus na het bijstellen van het plan voer je deze uit en evalueer je de resultaten.

Om een OGSM goed uit te voeren is het belangrijk continu te leren van resultaten en het plan bij te stellen als het nodig is. De OGSM is een levend plan. In onderstaande werkwijze doorloop je de PDCA-cyclus op drie verschillende niveaus. Voor elk niveau is een aparte sessie:

• DOEN: de sessie vindt elke maand plaats en richt zich op de acties.
• LEREN: de sessie vindt elk kwartaal plaats en richt zich op de strategische keuzes.
• CREËREN: de sessie vindt elk jaar plaats en richting zich op de OGSM als geheel.

Maandsessie: DOEN

Elke maand bespreekt het team de status van acties waar het team mee bezig is. Het doel is inzicht te krijgen in acties die niet volgens plan verlopen en te bepalen hoe de uitvoering van deze acties verbeterd kan worden.

Voorbereiding van de maandsessie

Ter voorbereiding van de sessie werken alle actie-eigenaren de status van hun acties bij:
Geef een korte update van de status van elke actie:

• Wat heb je gedaan?
  • Wat ga je de komende periode doen?
  • Wat heb je nodig (van het team) om de actie goed af te ronden?
• Noteer de voortgang van de actie in een percentage van 0-100.
• Bepaal jouw oordeel van de status van de actie:
  • Groen: de actie verloopt volgens plan. De afgesproken resultaten worden binnen de gesteld tijd gerealiseerd.
  • Oranje: de actie verloopt niet volgens plan. Er zijn zorgen over de inhoudelijke kwaliteit en/of over de haalbaarheid van de deadline. Met de juiste interventies is het nog mogelijk de actie weer op groen te krijgen.
  • Rood: de actie verloopt niet volgens plan. Er moeten keuzes gemaakt worden: verschuiven we de deadline of nemen we genoegen met minder resultaat of minder kwaliteit?

De status van de acties wordt voorafgaand aan de sessie gedeeld met het team, zodat iedereen op de hoogte is.

Agenda van de maandessie

De sessie zelf staat in het teken van de acties die op oranje en rood staan. Natuurlijk is het goed te benoemen welke acties goed verlopen, maar de focus ligt op de acties die niet volgens plan verlopen. Bespreek in de sessie alle acties met als status oranje of rood:

• Wat zijn de achterliggende redenen waardoor de actie niet volgens plan verloopt?
• Wat gaan we doen om de actie te verbeteren of te versnellen?
• Verwerk dit in het actieplan.

Het gaat hierbij dus niet om een beoordeling van de actie-eigenaar. Er kunnen heel goede redenen zijn waarom een actie niet volgens plan verloopt: je bent afhankelijk van de input van een ander team, er is een urgente actie tussendoor gekomen, er is een fout gemaakt in de planning, etc. De sessie gaat om het achterhalen van deze redenen en met elkaar te bespreken hoe je als team de uitvoering van de actie kunt verbeteren.

Kwartaalsessie: LEREN en BIJSTUREN

Elk kwartaal kijkt het team terug op het afgelopen kwartaal en vooruit naar het komend kwartaal. Het doel van de sessie is te leren van de resultaten van de acties en de OGSM bij te werken aan de hand van nieuwe inzichten en ontwikkelingen. De kwartaalsessie is dus hét moment om het plan bij te sturen als dat nodig is.

Voorbereiding van de kwartaalsessie

De voorbereiding van de sessie is wat de acties betreft gelijk aan de updatesessie. Daarnaast geven de strategie-eigenaren een update van de strategie:

• Geef een kort verslag van de voortgang van de strategie.
• Update waar mogelijk de status van de indicatoren met actuele meetwaarden, zodat je de inspanning en resultaten van de strategie kunt monitoren.
• Bepaal jouw oordeel van de status van de strategie:
  • Groen: de strategie verloopt volgens plan. De afgesproken resultaten worden (naar verwachting) binnen de gesteld tijd gerealiseerd.
  • Oranje: de strategie verloopt niet volgens plan. Er zijn zorgen over de inhoudelijke kwaliteit en/of over de haalbaarheid van de deadlines. Met de juiste interventies (nieuwe prioriteiten, nieuwe of aangepaste acties) is het nog mogelijk de strategie weer op groen te krijgen.
  • Rood: de strategie verloopt niet volgens plan. Er moeten keuzes gemaakt worden: verschuiven we de deadline of nemen we genoegen met minder resultaat of minder kwaliteit?

De status van de strategieën wordt voorafgaand aan de sessie gedeeld met het team, zodat iedereen op de hoogte is.

Agenda van de kwartaalessie

De sessie start met de update van de acties, zoals dit maandelijks plaatsvindt. Het belangrijkste deel van de sessie gaat over terugkijken en vooruitkijken:

• Evalueer het afgelopen kwartaal, zowel de inhoud als het proces:
  • INHOUD: Evalueer de resultaten per strategie:
    • Vier de successen!
    • Wat kunnen we leren van de voortgang binnen de strategie? Wat gaat goed en wat moet beter?
    • Wat betekent de voortgang voor de acties binnen de strategie? Komen er nieuwe acties bij? Moeten we de prioriteiten of deadlines wijzigen? Zijn er acties niet meer relevant?
  • PROCES: Hoe verloopt de samenwerking binnen en buiten het team? Is het team voldoende geëquipeerd om de acties goed uit te voeren? Wat zijn obstakels die ons in de weg staan?
• Bepaal na de evaluatie de prioriteiten voor het komende kwartaal. Met welke acties gaat het team aan de slag? Geef de acties voor het komende kwartaal de status ‘Mee bezig’.
• Bedenk tot slot bij welke acties je afhankelijk bent van andere teams. Benoem wat je van andere teams nodig hebt, zodat je dit expliciet bij hen kunt aangeven.

Communiceer ook buiten het team over de voortgang. Laat weten welke resultaten behaald zijn en wat de prioriteiten zijn voor het komende kwartaal. Bijvoorbeeld door een blog te schrijven en te publiceren via interne communicatiekanalen.

Kwartaaloverleg met andere teams

Als team opereer je binnen een organisatie met andere teams. Om de samenhang tussen de verschillende teams te borgen is het belangrijk elk kwartaal de plannen met elkaar af te stemmen. Bijvoorbeeld in een gezamenlijk kwartaaloverleg. In dit overleg presenteren de teams:

• De belangrijkste resultaten en lessen van het afgelopen kwartaal.
• De prioriteiten voor het komende kwartaal.
• Wat ze nodig hebben van andere teams om de acties goed uit te voeren.

Door dit met elkaar te delen stimuleer je de afstemming van de plannen, zowel inhoudelijk als wat betreft de planning. Op basis van de sessie kunnen de afzonderlijke teams hun plannen aanscherpen waar nodig.

Jaarsessie: PLANNEN

Het doel van de jaarsessie is te bepalen of je nog op koers ligt om je doelen te halen en je OGSM aan te passen als dat niet het geval is. De plansessie vindt elk jaar plaats en duurt 2 tot 3 dagdelen.

Voorbereiding van de jaarsessie

In de voorbereiding is het van belang inzicht te krijgen in waar je staat als organisatie én wat er om je heen veranderd is.

• Inzicht in de huidige situatie:
  • Vul het dashboard van de OGSM in.
  • Maak een update van het businessmodel en update de lijst met krachten en kwetsbaarheden van je organisatie.
• Inzicht in veranderingen in de omgeving:
  • Verzamel informatie over ontwikkelingen in je omgeving. Wat zijn de veranderingen ten opzichte van vorig jaar?
  • Als je eerder toekomstscenario’s hebt gemaakt: in hoeverre is de waarschijnlijkheid van de scenario’s veranderd?
  • Update de lijst met kansen en risico’s.

Agenda van de jaarsessie

• Bespreek de updates van kracht, kwetsbaarheid, kansen en risico’s. Waar moet je wel op inspelen en wat kun je (voorlopig) negeren?
• Evalueer de resultaten van het dashboard van je OGSM. Zoom vooral in op de strategieën die achterliggen op schema (inhoudelijk en/of planning).
• Bepaal de noodzakelijke updates van je OGSM. Werk van onder naar boven:
  • Welke acties zijn nodig om de gewenste resultaten te halen?
  • Welke aanpassingen aan de strategische keuzes zijn nodig om de gewenste resultaten te halen?
    • Welke acties horen daarbij?
    • Wat betekent dit voor de dashboard-items?
• Update de OGSM.